Externalisation de la comptabilité fournisseur

Grâce à notre prestation d’externalisation, vous réduisez de 25% à 60% vos coûts de traitement, tout en renforçant vos dispositifs de contrôle.

La comptabilité achat représente généralement une part significative  du budget de la fonction finance. Les raisons de ce constat découlent de l’importance des opérations de rapprochement effectuées manuellement.

Ces opérations de rapprochement (Bons de commande / Bon de reception / Facture / Bon à payer) sont cruciales pour assurer la sécurité des achats et des paiements réalisés par l’entreprise.

Pourtant, nous savons par expérience que la qualité de ce type de traitement n’est souvent pas à la hauteur des standards internationaux en matière de contrôle interne.


Les avantages de la solution d’outsourcing

En externalisant votre comptabilité achat à nos équipes spécialisées, vous renforcez votre niveau de contrôle tout en réalisant des économies substantielles (25% à 60%) sur vos coûts de fonctionnement.

Grâce à OCA :

• Vous connaissez précisément votre situation fournisseur en fin de mois.
• Vous définissez, documentez et faites appliquer les procédures internes d’approbation des factures.
• Vous avez accès à l’ensemble de vos documents comptables sous format numérique via notre plateforme sécurisée, accessible à tout moment. Vous ne perdez plus de temps à rechercher vos documents.
• Vous disposez d’un suivi précis des anomalies relevées (factures non rapprochées ou non approuvées).

Comment ça marche ?

Dans une première phase, OCA vous assiste dans la définition et la sécurisation des différentes opérations du processus achat.

Par exemple :

• Établissement des bons de commandes par l'entreprise
• Réception du matériel / achèvement des prestations de services par l'entreprise
• Réception des factures par l'entreprise
• Numérisation des factures par l'entreprise ou par OCA
• Rapprochement des factures avec les bons de commande / bons de reception par OCA
• Envoi des factures numérisées par OCA aux responsables opérationnels
• Préparation des bordereaux de paiement par OCA.

La phase de mise en œuvre passe par la réalisation de comptes fournisseurs  tests au cours du premier mois. Cette phase permet de stabiliser le fonctionnement et de corriger les éventuels dysfonctionnements sans compromettre la bonne marche des opérations.
L’application concrète de ce processus implique :

• L’utilisation de notre plateforme en ligne de gestion de document.
  
  Cette plateforme sécurisée permet une optimisation des flux de pièces sans risque de perte de document puisque les originaux papier ne sortent pas des bureaux de nos clients.
  
  
• L’utilisation d’une liaison VPN sécurisée
  
  Grâce à cette liaison, nos comptables vont se connecter au logiciel comptable du client pour saisir à distance les opérations d’achats et de règlement.