3.1. Système de pré-saisie et reconnaissance optique OCR

Client du Cabinet
Chaque document scanné est traité par le logiciel de reconnaissance optique. Ce système permet une fois paramétré de détecter automatiquement le document et de proposer l’imputation comptable et, le cas échéant, la codification analytique. A défaut, le client faxe les documents au Cabinet.

Cabinet d’Expert-Comptable

Reçoit le batch de documents scannés (ou scanne les pièces reçues du client) et transfère au serveur OCA.

Back-office délocalisé OCA :
Accède aux documents scannés, contrôle les imputations dans le journal de  pré-saisie et impute manuellement les pièces non identifiées par le système  automatique

3.2 Comptabilisation et rapprochement par le Back-Office

Le Back-Office procède :

• A la validation de la pré-imputation par l’OCR ou à l’imputation manuelle et à la saisie correspondante
• Au pointage des comptes
• A l’établissement des rapprochements bancaires
• Aux traitements spécifiques :
• Pointages factures / Bons de commandes / Bons de livraisons ;
• Préparation des règlements ;
• Suivi des immobilisations ;
• Relance clients ;
• etc.
• OCA Paris contrôle à chaque étape les travaux exécutés.

3.3 Supervision étroite exercée par OCA à chaque étape du processus comptable

A chaque étape du processus comptable, OCA Paris exerce un contrôle étroit et assure la maîtrise des opérations de traitement et de contrôle :

• Validation des travaux et établissement des comptes-rendus de traitement
• Contrôle le bon déversement des interfaces informatiques
• Maîtrise du déclenchement de la comptabilisation dans les journaux comptables
• La présence sur le site du Back-Office d’un Manager français et l’utilisation quotidienne d’une liaison vocale avec Paris assurent.
• la parfaite fluidité des échanges
• Les demandes du client formulées auprès de son Expert-Comptable sont répercutées à OCA Paris qui assure la responsabilité et informe son correspondant de l’exécution

Pour en savoir plus :
1. Les enjeux économiques de l'expertise-comptable
2. Les modalités de collaboration OCA/Experts-comptables
3. La solution OCA : mutualisation des traitements de base et délocalisation
4. Qualité de traitement et sécurité de l'information
5. En résumé: pourquoi entre dans une collaboration avec OCA