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3. La démarche standard de mise en place

La mise en place d’un processus d’externalisation exige une forte implication du management et une démarche de partenariat étroit avec le prestataire à tous les stades de la mise en œuvre. La démarche de délégation comptable se traduit par la désignation d’un responsable projet placé sous la supervision conjointe de la direction comptable financière de l’entreprise et de l’associé du cabinet prestataire.

Le schéma ci-dessous détaille les différentes étapes du projet :

pilotage


3.1 Analyse de L'Existant

Objectif : Etablir la cartographie de l’organisation comptable en vigueur
  • Mode d’imputation des pièces comptables
  • Formalisation des circuits actuels de flux de documents (Workflow)
  • Compréhension des modes de traitements comptables en vigueur : système comptable et de gestion propre à l’entreprise, comptabilité analytique et budgétaire
  • Prise en compte des contraintes de l’entreprise (clôtures périodiques, délais de reporting, déclarations fiscales, etc)
  • Analyse des volumes par circuit comptable :
    • Achat/fournisseur
    • Vente/client
    • Trésorerie/règlement

3.2 Choix stratégiques délégation des tâches et travaux conservés en interne

  • L’analyse de l’organisation comptable existante en phase 1 permet  de définir les enjeux pour optimiser la qualité, la fréquence et la pertinence des informations financières.

  • A l’issue de cette analyse, une réflexion conjointe client/expert-comptable doit s’initier afin de définir précisément la nature des opérations externalisables et celles qui doivent demeurer en interne.
  • Un cahier des charges matérialise les conclusions à l’issue de cette phase déterminante.

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3.3 Etude d’opportunité et analyse du retour sur investissement
  • Sur la base du cahier des charges défini à l’issue de la 2ème phase, un business plan prévisionnel permettant de chiffrer le retour sur investissement est établi par l’Expert-Comptable.
  • Calcul du coût complet de la structure et des traitements actuels.
  • Evaluation du nouveau coût interne prévisionnel (coût actuel moins les économies liées à l’actualisation) et du coût externe.
  • Estimation de la réduction des charges d’exploitation en année 1 et des perspectives d’évolution sur les années suivantes en fonction de la croissance.

3.4 Décision d’externaliser

La décision de sous-traiter donne lieu à la signature d’une lettre de mission définissant les engagements et obligations du prestataire et du client.

3.5 Mise en place de l'architecture de traitement/formation

La mise en place de l’architecture de traitement s’articule en quatre phases successives :
  • Paramétrages des systèmes et interfaces (logiciel OCR, déversements automatiques, etc)
  • Rédaction des manuels de procédures
  • Formation du personnel
  • Mise en œuvre progressive sur la base de dossiers tests

3.6 Démarrage




SOMMAIRE :

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Dernière modification : 30/07/2008
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